Lai no tā izvairītos, ieteicams ieviest vienkāršu kārtības sistēmu dokumentu glabāšanai.

Papīra formā

Lai dokumenti nepazustu starp dažādām atvilktnēm un plauktiem, var mājās izveidot vienu centrālo vietu – atvilktni, kasti vai plauktu, kur sākotnēji nonāk visi dokumenti.

No turienes tos vēlāk sakārto pastāvīgās mapēs.

Visērtāk ir sadalīt pa tēmām – finanšu, veselības dokumentiem, garantijām un instrukcijām sadzīves tehnikai, kā arī mājas vai automašīnas dokumentiem.

Mapes var marķēt ar uzlīmēm vai krāsām, kas palīdz ātri orientēties.

Jo lielāka ģimene, jo dokumentu vairāk, tāpēc praktiski ir arī izveidot atsevišķu mapi vai nelielu kasti steidzamiem dokumentiem – rēķiniem, pieteikumiem vai iesniegumiem, kas jāizskata drīzumā. Piemēram, ikmēneša pārskatam par izlietoto siltumenerģiju.

Pēc tam, ja dokumentu grib saglabāt, to var ielikt attiecīgajā mapē.

Ja mājās dzīvo vairāki cilvēki, vēlams, lai visi zina, kur stāv dokumentu mapes un kāda tajās sistēma. Tad būs mazāka iespēja, ka noliks nepareizajā vietā vai pazaudēs starp citiem papīriem.

Lai dokumentu krājums nekļūtu pārāk apjomīgs, mapes vēlams regulāri pārskatīt.

Reizi pusgadā vai gadā var izšķirot vecos rēķinus, beigušās garantijas vai novecojušas apdrošināšanas polises. Dokumentus, kas vairs nav aktuāli, var izmest, bet tos, kuri var noderēt vēlāk, pārvietot arhīva mapē.

Pat vienkārša dokumentu kārtības sistēma var būtiski atvieglot ikdienu. Ja to ievieš pakāpeniski, sākot ar vienu atvilktni vai vienu skapi, tad mājās ātri un bez lieka sarežģījuma dokumentu glabāšana kļūst pārskatāma.

Elektroniskie dokumenti

Līdztekus fiziskajām mapēm cilvēki veido arī digitālu arhīvu ar dokumentiem, kurus, piemēram, lejupielādē.

Savukārt tos, kuri ir papīra veidā, var noskenēt vai nofotografēt un tad saglabāt datorā, kā arī mākoņkrātuvē, piemēram, Google Drive vai OneDrive.

Tas ļauj piekļūt dokumentiem arī ārpus mājām un nodrošina rezerves kopiju gadījumā, ja papīra dokuments pazūd vai to sabojā.

Portāls eParaksts.lv informē, ka ar e-parakstu parakstītus dokumentus var uzglabāt paša izvēlētās drošās vietās, līdzīgi, kā to dara ar personīgiem vai uzņēmuma elektroniskajiem dokumentiem, fotogrāfijām u.c.

Tos var uzglabāt gan datorā, gan ārējos datu nesējos, datu centros, serveros, interneta vietnēs utt. Papildu drošībai var veidot arī vairākas kopijas un glabāt tās dažādās vietās.

Pēc elektronisko dokumentu parakstīšanas tie nesaglabājas automātiski.

Kad dokuments ir parakstīts, svarīgi to saglabāt datorā, viedtālrunī, datņu apmaiņas servisā vai nosūtīt sev uz e-pastu.

Tīmekļvietnē eParaksts.lv to var lejupielādēt un saglabāt datorā, nosūtīt sev uz e-pastu vai augšupielādēt Dropbox, OneDrive un Google Drive vietnēs.

Klade lapiņām

Ir vēl kādi dokumenti, kas reizēm vajadzīgi, tāpēc arī būtu jāsaglabā un jānoliek zināmā vietā. Liepājniece, četrgadnieka mamma Dace smaidot piebilst, ka vietai jābūt arī drošai, lai bērns netiek klāt.

“Es visu mūžu esmu metusi ārā papīrus ar dažādām instrukcijām un informāciju, kas tajā brīdī nav bijusi aktuāla. Piemēram, veikalā, pērkot kurpes, iedeva līdzi apavu kopšanas padomus. Nu, kam man tie? Tā šad un tad gružkastē nonāca papīriņi, kas bija pievienoti precēm. Taču – līdz vienam brīdim,” sieviete atceras situāciju, kurā viņa ar uguni būtu meklējusi lapiņu, bet nebija jau vērts, tā sen pagaisusi.

“Es plānoju remontēt dzīvokli un daudz ko telpās mainīt, bet koridora dēļu grīdai gan gribēju saglabāt līdzšinējo krāsu. Īpatnēji brūno toni man nevis sajauca, bet to uzgāju starp krāsu bundžām, gatavu no rūpnīcas.

Tajā brīdī ne prātā nenāca, ka uz vāka pielipinātā lapiņa būtu jāsaglabā, lai varētu atrast tādu pašu krāsu,”

nākamā remonta laikā Dace koda pirkstos.

Tagad viņa dara citādi. Ir iekārtojusi kladi, kurā noglabā papīrus, kas var noderēt. Tas viņas mīkstais disks, kā smejot nodēvējusi lokano kladi.

Drošībai

• Mājās turi dokumentus drošā vietā – atvilktnē vai seifā.
• Izveido dokumentu kopijas, kuras noliec atsevišķi no oriģināla.
• Ārpus mājām neatstāj dokumentus bez uzraudzības.
• Nekad nepublicē dokumentu foto internetā.
• Pasargā savus dokumentus – pasargā sevi!

Avots: Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde